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Tipp: Schöne E-Mail-Signatur, Version 2017

Über die Möglichkeit, eine professionelle E-Mail-Signatur mittels HTML und CSS zu gestalten, habe ich hier schon mehrfach berichtet. Nach wie vor finde ich es äußerst wichtig, seine E-Mails mit einer professionellen Signatur zu versehen.

Leider war es in den ersten Version von iOS 10 nicht möglich, zuverlässig HTML-Signaturen zu integrieren. Glücklicherweise scheinen diese Probleme inzwischen behoben worden zu sein. Ich habe hier deswegen eine aktualisierte Version meines Tipps zusammengestellt:

Vorweg: CSS kann ganz schön tricky sein – das habe ich beim Erstellen meiner Signatur mal wieder gemerkt! Ich meine aber, dass sich die Mühe lohnt! Bei meiner neuen Signatur habe ich auf das Verlinken des Logos aus dem Internet verzichtet und das Logo in den HTML-Code integriert. Dies erleichtert die Anzeige des Logos in E-Mail-Programmen,  die das Laden von Bildern aus dem Internet unterbinden. Dazu habe ich eine spezielle Version meines Logos mit 300 Pixel Breite erstellt und als .png gespeichert. Diese Datei ist nur 9 kB groß. Die HTML-Datei habe ich im freien Editor SeaMonkey erstellt. Wenn man das Logo auf das Editorfenster zieht, wird das Bild als Base64 in den Code integriert. Außerdem habe ich mich diesmal ziemlich weit aus dem Fenster gelehnt und meine Corporate-Schrift, einen Google Font, per Inline-CSS in die Signatur geladen.

Signatur in macOS integrieren: Es ist ein altbekannter Trick, innerhalb von Mail eine Platzhaltersignatur zu erstellen, die man dann im Finder relativ leicht anhand des Datums identifizieren kann. Die Signaturen werden im Ordner „Signaturen“ innerhalb des Ordners „Mail“ gespeichert. Diesen finden Sie in der eigenen Library (ALT-Klick auf „Gehe zu“). Sie müssen Mail beenden, bevor Sie die Platzhalter-Signatur bearbeiten. Öffnen Sie sie anschließend mit TextEdit. Die ersten Zeilen müssen erhalten bleiben, den Platzhaltertext ersetzen Sie dann mit dem kompletten HTML/CSS-Konstrukt, dass sie zuvor kopiert haben. Schließen Sie die Datei, und öffnen Sie im Finder das Informationsfenster zu der Datei (Apfel-i). Hier sollten Sie das Häckchen bei „Geschützt“ ankreuzen, damit Mail ihren Code nicht eigenmächtig umschreibt.

Signatur in iOS: Schicken Sie sich die HTML-Datei als Anhang einer E-Mail selbst. Nun öffnen Sie diesen Anhang auf dem iPhone oder iPad und lassen sich die Signatur anzeigen. Hier können Sie in den Text tippen, um alles auszuwählen und zu kopieren. Wechseln Sie jetzt in die Voreinstellungen, und dort zur Rubrik „Mail“. Hier finden Sie auch den Eintrag „Signaturen“. Möglicherweise steht hier noch der altbekannte Satz „von meinem iPhone gesendet“. Löschen Sie die vorhandene Signatur und fügen Sie den kopierten Code ein. Anschließend müssen Sie das iPhone schütteln, um die automatische Korrektur des HTML-Codes zu widerrufen (Drücken Sie im Pop-up-Fenster auf „Widerrufen“).

Viel Erfolg! Sollten Sie Fragen oder Probleme haben, hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar. Meine aktuelle Signatur sieht jetzt so aus:

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Das ewige Streben nach Selbstorganisation 3: Passwort-Manager

Ja, Teil des Hosentaschen-Büros ist natürlich auch der gute, alte Passwort-Manager. Nach der Aufgaben-Liste und dem Kalender kommt heute der 3. Teil meiner Reihe über die Selbstorganisation. Ich sag immer gern: „Sogar mein Toaster hat heutzutage einen PIN-Code“ – Sie wissen schon, was ich meine. Die kann man sich nicht alle merken, man kann genausowenig immer dasselbe Passwort benutzen oder auf die unzähligen Log-In´s verzichten, die einem überall begegnen. Also habe ich schon in seligen Palm-Zeiten (erinnert sich jemand?) ein Passwort-Programm benutzt, nämlich SplashID. Das gabs schon vor über 10 Jahren und ich habe es bis vor 1, 2 Jahren gerne benutzt, mittlerweile auf dem iPhone und dem Mac. Leider gefällt mir die Lizenzpolitik des Herstellers zunehmend weniger. Für die diversen Upgrades und Crossgrades habe ich immer wieder bezahlt, für die zusätzlichen Features ebenso, für die Desktop-Version auch, und, und, und. Dann fiel den Leutchen ein, dass Sie die WLAN-Funktion zum Synchronisieren wieder abschaffen könnten, ein Feature, für das ich bezahlt hatte. Fortan gab es nur noch Cloud-Sync, für den ich nach bitterböser Korrespondenz eine kostenlose Jahreslizenz erhalten habe. Dennoch: Ich sehe nicht ein, noch mehr Geld in dieses Programm zu investieren, zumal es auch ein paar nervige Bugs hat. Beispielsweise im gesperrten Zustand das zuletzt aufgerufene Passwort dennoch im Klartext anzuzeigen. Auch nach einem halben Jahr E-Mail-Verkehr mit den Entwicklern sah dort niemand die Notwendigkeit, mein Anliegen ernst zu nehmen. OK, sie merken, SplashID ist nichts für Sie – jedenfalls nach meiner Erfahrung.

Mit dem Ersatz war das allerdings so eine Sache: Die Entsperrung mittels Touch-ID war schon auf meiner Liste der notwendigen Features. Reibungsloser, automatischer Sync über WLAN oder iCloud ebenfalls. Es musste eine iApp sein, für die es ein OSX-Pendant gibt, welches in der Lage sein musste, Daten aus SplashID zu importieren. Das waren so die Eckpfeiler. Ich bin natürlich zuerst über 1Password gestolpert, dem Quasi-Monopolisten. Der Preis ist abschreckend hoch: rund 50,- € für die Desktop-App. Die iOS-Variante hatte ich mal gratis laden können, ansonsten wären dafür nochmals Kosten angefallen. ABER: die importierten Daten aus SplashID wurden allesamt als „geheime Notizen“ kategorisiert, d.h. die einzelnen Datenbankfelder nicht mit denen in 1Password koordiniert, sondern einfach alle alten Daten in ein großes Textfeld geschrieben. Auch eine Neu-Kategorisierung der Importe gelang nicht. Ich hätte also sämtliche Daten manuell neu eingeben müssen. Dafür finde ich 50,- € eindeutig zu viel verlangt. Glücklicherweise konnte ich die App im App-Store zurückgeben und habe mein Geld zurückerhalten.

Schließlich bin ich bei der App „Enpass“ gelandet. Die iOS-Version kostet 10,- € und verspricht eine lebenslange Lizenz. Die Desktop-Variante ist kostenfrei beim Programmierer zu haben. Das ist günstig und vielversprechend. Der Import klappte zum überwiegenden Teil gut. Alle Datensätze sind inklusive der einzelnen Datenbank-Felder übernommen worden und editierbar. Ich kann Einträge in andere Kategorien verschieben und zusätzlich in thematischen Ordnern sammeln. Der Passwort-Generator funktioniert perfekt, das Programm kann per Touch-ID entsperrt werden und die Synchronisation über iCloud (andere Cloud-Dienste und WLAN sind ebenfalls möglich) klappte perfekt! Zum Punkt Import: Bei einzelnen Einträgen fehlten Datenbankfelder oder es waren kryptische neue ergänzt worden. Einige wenige Einträge fehlten komplett. Ich musste also trotzdem nochmals manuell alles prüfen und konnte dabei die Daten gleich bereinigen. Alle alten Palm-Passwörter habe ich gelöscht, z.B. das von SplashID.

Das ewige Streben nach Selbstorganisation 1: Aufgaben

GoodTaskAufgaben, Termine und Kontakte dürften noch immer die wichtigsten persönlichen Informationen sein. Diese Informationen im Griff zu haben, ist das grundlegende Element zur Selbstorganisation. Dabei habe ich gelernt, dass es von Zeit zu Zeit notwendig ist, mit alten Gewohnheiten (oder veralteter Software) abzuschließen und sich neu zu orientieren. Nicht selten taucht dabei der Wunsch nach noch mehr Funktionen, noch mehr Möglichkeiten auf – was bisweilen zum Overkill führt. Daher versuche ich mich alternativ gerne am „Downsizing“ und versuche, mich auf das wesentliche zu konzentrieren. In diesem Beitrag möchte ich kurz auf die von mir verwendete Software zur Verwaltung von Aufgaben eingehen.

Zur Aufgaben-Verwaltung am iMac und auf iPhone/iPad habe ich in den vergangenen Jahren die App 2Do verwendet – zuletzt aber mit immer weniger Ambition. Einer der Gründe, warum ich nach Appigos „Todo“ dieses Programm einsetzte, war die iCloud-Synchronisation mit der Apple-eigenen Datenbank für „Erinnerungen“. Damals war es die einzige App, die dieses bot. Der Vorteil davon ist, dass Erinnerungen am iPhone per Sprachbefehl eingegeben werden können, man die systemeigenen Benachrichtigungsfunktionen verwenden kann, alle Daten auch in der Wolke ansehen und ändern kann und im Falle eines Falles die Informationen auch mit den mitgelieferten Programmen öffnen kann. Der Nachteil von 2Do ist aber, dass es keine automatische Synchronisation im Hintergrund gibt. Jede Änderung muss durch einen eigenhändig ausgelösten Sync-Prozess auf die anderen Geräte verteilt werden, was immer wieder zu fehlenden Erinnerungen führte. Außerdem machte die Synchronisation in letzter Zeit immer mehr Fehler bis hin zur völligen Funktionslosigkeit. Ein Problem, dass die Macher von 2Do kennen und offenbar angehen wollen: „Hi, we have spotted some similar sync bugs too. We’ll try to sort it out ASAP in coming weeks probably. As one of our staff members experience this too we might be able to tackle this bug quickly.“ schreibt der Support am 8. August.

Für mich war es Zeit, weiterzuziehen und neues auszuprobieren. Von den Vorteilen der Apple-eigenen Datenbank wollte ich nicht abrücken und daher schieden die meisten Apps aus. Die originale Reminders-App bietet aber einfach zu wenige Anzeige-Filter, um gezielt und auf einen Blick bestimmte Aufgaben anzeigen zu lassen. Glücklicherweise bietet die Software GoodTask genau das, was ich suchte – oder zumindest den besten Kompromiss. Ich möchte dieses kleine Programm daher empfehlen, das es für OSX und iOS gibt und das ein paar wirklich gute Features bietet. Die Erinnerungen können als Überblick über sämtliche (oder einzelne) Listen angezeigt werden oder alternativ nach Tag, Woche oder Monat gefiltert. Darüber hinaus kann ich mir zum jeweils gewählten Zeitraum die vorhandenen Kalendereinträge anzeigen lassen, um zu validieren, ob an diesem Tag die Erledigung von Aufgaben mit Terminen kollidiert. Man kann gezielt unterminierte Aufgaben, sich wiederholende Aufgaben oder solche mit bestimmter Priorität anzeigen lassen. Mit einfachsten Mitteln können „Tags“ an die Aufgaben gehängt werden, um solche Erinnerungen, die zwar zu verschiedenen Listen gehören, aber andere verbindende Eigenschaften haben, zu filtern. Und, und, und …

Fazit: Die App ist sehr übersichtlich und klar gestaltet und das beste: Sie synchronisiert automatisch, im Hintergrund und fast ohne Zeitverzögerung! Sie bietet über die systemeigene App „Erinnerungen“ hinaus nützliche zusätzliche Funktionen, ohne überladen zu sein. Einziges Manko: Meine Lieblingsfunktion – Aufgaben einen Zeitraum zur Erledigung zuzuordnen (statt eines fixen Termins, am besten mit Uhrzeit und Alarm) – bietet auch diese App nicht. Falls Sie mal über eine vernünftige Task-App mit dieser Funktion stolpern, sagen Sie bitte bescheid!

iOS 8 – Apples neue Foto-Taktik

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Seit gestern Abend wissen wir, welche Neuerungen die kommenden Betriebssysteme von Apple auf den Mac und das iPhone bringen werden. Die neue iOS-Kamera-App und die Fotoverwaltung sind dabei natürlich besonders interessant. Kurz gesagt: Das neue Foto-Programm auf dem iPhone wird mehr Möglichkeiten zur Bearbeitung der Bilder und darüber hinaus eine Schnittstelle für Foto-Filter anderer Hersteller anbieten. Und wir können in Zukunft alle Fotos in voller Auflösung in iCloud speichern.

Die umfangreichere Bildbearbeitung ist sicherlich keine große Sache und in erster Linie der Versuch, Benutzern eine Alternative zu den zahlreichen Foto-Apps zu liefern, die sich im iTunes App Store finden. Aufschlussreicher ist da schon eher Apples Abkehr vom „Foto-Stream“, jener Technik, die die letzten 1.000 Fotos in niedriger Auflösung systemweit auf dem Mac oder iPad cloudbasiert bereitstellte. Bislang erhielt jeder iCloud-Nutzer ein Kontingent von 5GB zur freien Verfügung, um beispielsweise Dokumente von unterwegs aufrufen und bearbeiten zu können oder ein Backup seines Smartphones online zu speichern. Dabei wurde das Datenvolumen von installierten Apps, ggf. Musik (iTunes in the cloud) und eben der Fotostream nicht eingerechnet – diese Daten durfte man also kostenfrei zusätzlich speichern. Das ändert sich nun. Wer zukünftig seine Fotos komplett in der Wolke speichert, wird schnell die verfügbaren 5GB füllen und den Speicherplatz für seine Backups, Dokumente oder Kalenderdaten schrumpfen sehen. Das führt unweigerlich zu der Notwendigkeit, mehr Speicherplatz von Apple kaufen zu müssen. Die Kosten dafür wurden zwar gesenkt und man bekommt beispielsweise 20GB für rund 1 Dollar pro Monat – aber man hat eben auch keine Alternative dazu. Und letztlich werden für die Speicherung und das Abrufen der eigenen Fotos notwendigerweise (mehr) Kosten in Form mobiler Datennutzung anfallen.

Sicherlich ist meine Argumentation gegen die Speicherung aller originalen Fotodaten in der Cloud spezifisch – und nicht repräsentativ. Ich möchte aber meine Originaldaten selbst „besitzen“, nicht nur um Missbrauch oder Spionage vorzubeugen. Im Zweifelsfall muss ich schnell und störungsfrei an sämtliche Daten herankommen können – ohne dabei von DSL-Übertragungsraten abhängig zu sein. Mein Bilderordner auf dem iMac hat derzeit über 400GB Größe, die ich ungern über das Internet herunterladen möchte …

Bei aller Begeisterung für den Apple-Kosmos und die innovativen Optionen, die die jeweils neuesten Versionen von OS X und iOs bringen, empfinde ich diese Taktik als Rückschritt und hoffe, das es eine Option geben wird, die Fotos wie bisher auf dem iPhone speichern zu können und zuhause auf den iMac zu synchronisieren. Weitere Infos finden Sie übrigens bei Macnews, Macwelt oder bei Apple direkt.

Tipp: iApps für Profi-Fotografen

Kein Zweifel: iPhone und iPad verändern den Alltag – auch den eines Profifotografen. Weniger, weil ich der Meinung bin, damit bessere Fotos als mit meiner DSLR machen zu können, sondern eher, weil man damit viele nützliche Informationen und Helferlein stets zur Hand hat. Sicherlich könnte ich hier problemlos eine ellenlange Liste toller Apps veröffentlichen, ich beschränke mich aber mal auf ganz wenige. Vorab: Das „Camera Connection Kit“ ist schon mal keine verkehrte Investition, um Bilder von der Kamera aufs iPad zu bekommen.

  1. Layout on Set (http://itunes.apple.com/de/app/layout-on-set/id516039743?mt=8)
    Diese Software ist ganz neu und war der Aufhänger für diesen Beitrag. Wenn es beim Shooting bereits ein genaues Layout für die spätere Produktion gibt, kann man die frisch geschossenen Fotos einfach und anschaulich dort „einfügen“. Interessant, weil es sehr anschaulich ist.
  2. myPantone (http://itunes.apple.com/app/mypantone/id329515634?mt=8)
    Gibt bei Produktionen, die sich farblich in eine Corporate Identity einfügen müssen, Sicherheit und Anregung für passende Farbkombinationen.
  3. ASMP Releases (http://itunes.apple.com/de/app/asmp-releases/id540270175?mt=8)
    Für Fotografen ist das berühmte Model-Release unverzichtbar. Auch im Zusammenhang mit nicht-exklusiv produzierten Businessfotos sind Model- und Property-Releases extrem wichtig. Mit dieser App hat man sie stets unterschriftsbereit dabei. Ein Eingabestift anstelle des Fingers ist zum Unterschreiben sicher sinnvoll.
  4. Photosmith (http://itunes.apple.com/de/app/photosmith/id427757668?mt=8)
    Fotos beim Kunden bereits sichten und sortieren? Das können viele Foto-Apps. Diese App synchonisiert alle Bewertungen, Schlagworte und Auswahlen aber mit Adobe Lightroom auf dem Mac und vereinfacht damit die Arbeit ungemein!
  5. Microstock-Apps
    Alle größeren Bildagenturen haben Apps parat, mit denen man nach Bildern suchen kann. Sehr hilfreich, wenn man unterwegs und vor Ort mal ein paar Anregungen braucht 😉 Beispiele: Getty (http://itunes.apple.com/de/app/getty-images/id376812381?mt=8#) oder auch Nikon L&E (http://itunes.apple.com/de/app/nikon-learn-explore-photo/id330046127?mt=8)

Ein wichtiger Punkt ist natürlich auch das mobile Portfolio. Dafür gibt es zahlreiche Apps, die mit mehr oder weniger Aufwand bzw. Kosten die eigenen Arbeitsproben darstellen, damit sie bei einem potenziellen Kunden Gefallen finden. Ich habe mich gegen eine spezifische App entschieden und mein Portfolio als iBook gestaltet und veröffentlicht. So kann nicht nur ich mein Portfolio dabei haben, sondern meine (zukünftigen) Kunden ebenfalls. Mehr dazu in meinem Beitrag Portfolio Unternehmensfotografie als iBook erhältlich.